Het planproces in de GHZ in 7 stappen

Rooster & planning

Het opstellen van een effectief rooster in de GHZ is geen eenvoudige taak. Als planner moet je met veel verschillende dingen rekening houden. Naast zaken zoals beschikbaarheid, niveaus en vaste vrije dagen is ook het waarborgen van een gezonde en evenwichtige belasting van medewerkers belangrijk. Bovendien hebben medewerkers ook altijd zo hun voorkeuren. Waar begin je? En hoe zie je niks over het hoofd?

In dit artikel begeleiden we je door het planproces in de GHZ door middel van 7 stappen.

Stap 1. Verzamelen van informatie

Je begint met het verzamelen van informatie. Zodra er een nieuwe medewerker binnen het team start, ontvang je als planner alle benodigde gegevens over deze medewerker. Zoals het opleidingsniveau, ervaring, het aantal contracturen en de vaste vrije dagen. Al deze informatie samen vormt de beschikbaarheidspuzzel van de medewerker.

Daarnaast is jouw taak als planner om de juiste informatie over de cliënten te verzamelen. Denk hierbij aan de gevraagde zorg en de benodigde tijd hiervoor. Maar ook eventuele bijzonderheden spelen een rol.

Stap 2. Inplannen van vaste gegevens

Nadat je alle gegevens hebt verzameld, kan je de vaste gegevens in het rooster invoeren. Denk hierbij aan langdurige ziekte, standaard overleggen, opleidingen en de harde roosterwensen van medewerkers.

Stap 3. Inplannen van wisselende gegevens

Vervolgens plan je andere variabele gegevens in, zoals speciaal verlof, eenmalige overleggen, onverwachte opleidingsdagen en de flexibele wensen van medewerkers. Dit legt de basis voordat je met het inroosteren van diensten begint.

Stap 4. Inroosteren van diensten

In deze stap komt de beschikbaarheid samen met de diensten. Je start met het zogenaamde basisrooster. Een basisrooster is een herhalend rooster dat meestal over vier weken is opgebouwd. Het biedt medewerkers en cliënten meer voorspelbaarheid. Dat zorgt voor rust en structuur. Het basisrooster maakt het ook eenvoudiger om te voldoen aan de normen van de Arbeidstijdenwet en de cao, en versimpeld het overdragen van roosters aan invallende collega-planners.

Tip! Start bij het inplannen van diensten met de lastigste punten, zoals actieve nachtdiensten, weekenden en medewerkers met grote contracten. De rest is daarna makkelijker in te vullen.

Stap 5. Opvullen van diensten

Hier begint het echte puzzelen. Je zal altijd nog een aantal openstaande diensten over hebben. Probeer om binnen de organisatie zelf deze diensten op te vullen. Zijn er medewerkers die nog min-uren hebben staan? Of zijn er twee medewerkers bereid om allebei een halve dienst te draaien? Kom je er echt niet uit? Denk dan eens aan het inzetten van externen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een flexpool of door middel van zzp’ers of uitzendkrachten.

Stap 6. Check!

Controleer het rooster grondig. Zijn alle diensten ingevuld? Heb je genoeg pauzes ingepland? En ontstaan er niet bijzonder veel min- of plusuren bij een bepaalde medewerker?

Stap 7. Controleer bij de medewerkers

Maar dan ben je er nog niet. Medewerkers hebben vaak nog een mening over het rooster. De mate waarin je daarin meegaat, is bij elke organisatie anders. Bij zelfsturende teams ga je net zo lang door met schuiven totdat het rooster naar ieders tevredenheid rond is. Bij andere organisaties kan je eerder zeggen: dit is hoe we het gaan doen.

Denk er wel aan om realistisch te blijven. Het is niet altijd haalbaar om aan alle individuele wensen te voldoen.

Meer over gezond roosteren

Het opstellen van een kloppend rooster in de GHZ is niet makkelijk. Als planner dien je rekening te houden met tal van aspecten, waaronder beschikbaarheid, niveaus en vaste vrije dagen. Maar het rooster moet ook een gezonde en evenwichtige belasting van medewerkers waarborgen. Wil je meer weten over het bewaken van een gezond rooster?