Het opstellen van een effectief rooster in de GHZ is geen eenvoudige taak. Als planner moet je met veel verschillende dingen rekening houden. Naast zaken zoals beschikbaarheid, niveaus en vaste vrije dagen is ook het waarborgen van een gezonde en evenwichtige belasting van medewerkers belangrijk. Bovendien hebben medewerkers ook altijd zo hun voorkeuren. Waar begin je? En hoe zie je niks over het hoofd?
In dit artikel begeleiden we je door het planproces in de GHZ door middel van 7 stappen.
Daarnaast is jouw taak als planner om de juiste informatie over de cliënten te verzamelen. Denk hierbij aan de gevraagde zorg en de benodigde tijd hiervoor. Maar ook eventuele bijzonderheden spelen een rol.
Stap 2. Inplannen van vaste gegevens
Nadat je alle gegevens hebt verzameld, kan je de vaste gegevens in het rooster invoeren. Denk hierbij aan langdurige ziekte, standaard overleggen, opleidingen en de harde roosterwensen van medewerkers.
Stap 3. Inplannen van wisselende gegevens
Vervolgens plan je andere variabele gegevens in, zoals speciaal verlof, eenmalige overleggen, onverwachte opleidingsdagen en de flexibele wensen van medewerkers. Dit legt de basis voordat je met het inroosteren van diensten begint.
Stap 4. Inroosteren van diensten
In deze stap komt de beschikbaarheid samen met de diensten. Je start met het zogenaamde basisrooster. Een basisrooster is een herhalend rooster dat meestal over vier weken is opgebouwd. Het biedt medewerkers en cliënten meer voorspelbaarheid. Dat zorgt voor rust en structuur. Het basisrooster maakt het ook eenvoudiger om te voldoen aan de normen van de Arbeidstijdenwet en de cao, en versimpeld het overdragen van roosters aan invallende collega-planners.
Tip! Start bij het inplannen van diensten met de lastigste punten, zoals actieve nachtdiensten, weekenden en medewerkers met grote contracten. De rest is daarna makkelijker in te vullen.
Stap 6. Check!
Controleer het rooster grondig. Zijn alle diensten ingevuld? Heb je genoeg pauzes ingepland? En ontstaan er niet bijzonder veel min- of plusuren bij een bepaalde medewerker?
Stap 7. Controleer bij de medewerkers
Maar dan ben je er nog niet. Medewerkers hebben vaak nog een mening over het rooster. De mate waarin je daarin meegaat, is bij elke organisatie anders. Bij zelfsturende teams ga je net zo lang door met schuiven totdat het rooster naar ieders tevredenheid rond is. Bij andere organisaties kan je eerder zeggen: dit is hoe we het gaan doen.
Denk er wel aan om realistisch te blijven. Het is niet altijd haalbaar om aan alle individuele wensen te voldoen.
