Planners willen vaak álles doen en aanpakken. Zeker wanneer je gedetacheerd wordt en net begint, wil je jezelf bewijzen en laten zien aan je nieuwe collega’s wat je kunt. Er ligt veel werk (daar ben je voor ingeschakeld) en collega’s zijn dolblij dat je dit kunt overnemen.
Maar… hier ligt ook een gevaar. Teveel hooi op je vork is niet goed. Je werk moet wel behapbaar blijven, anders raak je het overzicht kwijt. Na het lezen van deze blog weet jij hoe je het overzicht niet verliest en hoe je prioriteiten moet stellen.
Als je zo naar je ‘to-do-list’ kijkt, krijg je vier categorieën:
- Belangrijk en urgent;
- Niet belangrijk maar wel urgent;
- Belangrijk en niet urgent;
- Niet belangrijk en ook niet urgent.
In deze volgorde pak je vervolgens je taken op. Niet urgente taken kunnen even wachten.
Wie is verantwoordelijk?
Herken je dit? Je bent nét bij een organisatie gestart en je krijgt op de eerste dagen verzoek na verzoek binnen. Je mailbox stroomt vol en voor je het weet barst je takenlijst uit zijn voegen. Je dagelijkse werkzaamheden zijn bovendien heel anders dan je van tevoren was verteld.
Stop even en kijk eens van een afstandje naar je lijst. Vallen al deze nieuwe taken wel onder jouw verantwoordelijkheid? Is het wel handig dat jij dit oppakt?
Soms schuiven collega’s taken te makkelijk af. Of gooien ze (zonder erbij stil te staan) gewoon iets over de schutting. Het is daarom belangrijk dat je bij de start van een nieuwe opdracht inventariseert wie waarvoor verantwoordelijk is binnen de organisatie.
Sommige taken zouden zomaar eens onder de verantwoordelijkheden van iemand anders kunnen vallen. Zoals een leidinggevende of iemand van de personeelsdienst.
Er zitten te weinig uren in een dag om alles te doen. Als dit wel je ambitie is, dan zorgt dat voor chaos. Je mist focus, laat steken vallen en maakt onnodige fouten. Dat wil natuurlijk niemand.
Realiseer je goed dat er meerdere manieren zijn om ‘nee’ te zeggen. Het hoeft niet bot over te komen. Probeer te kijken hoe belangrijk en urgent iets is en kijk bij wie de verantwoordelijkheid ligt. Als dat niet duidelijk, ga je het gesprek aan. Stel desnoods voor om er even samen naar te kijken. Je laat op die manier zien dat je prioriteiten kunt stellen. Je collega’s zullen je respecteren, omdat je je grenzen aangeeft.
