Als planner bevind je je in het oog van de storm, de plaats waar alle informatie samenkomt. Of het nu via een WhatsApp-bericht, een snel gesprek in de gang of via een uitgebreide e-mail is, als planner in de GHZ-sector ben je voortdurend in dialoog met medewerkers, management en andere betrokken partijen.
Ongeacht het communicatiemiddel dat je gebruikt, is het een feit: communiceren vergt veel van je tijd. In deze blog duiken we in de wereld van de communicatiestromen, en onthullen we hoe jij als planner de interactie met verschillende afdelingen in jouw organisatie effectiever en efficiënter kunt maken.
Wat wordt er van jou verwacht
Als planner ben je de stille getuige van talloze gebeurtenissen, zowel op het gebied van planning als op de werkvloer zelf. Het is essentieel om deze observaties door te spelen naar het management of andere relevante partijen binnen de organisatie. Je opmerkingen kunnen soms over het hoofd worden gezien, met het argument dat je ‘slechts’ de planner bent. Maar blijf standvastig en zorg dat jouw stem wordt gehoord.
Maak ook expliciete afspraken met de betrokkenen over de wijze van communiceren, welke tools je hiervoor inzet en met wie je bepaalde onderwerpen bespreekt. Zo voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat je jouw verantwoordelijkheden naar behoren kunt uitvoeren.
Communicatie met het management
Om je taken en verantwoordelijkheden goed uit te kunnen voeren, heb je bepaalde informatie nodig. Een deel van deze informatie kun je zelf verzamelen, maar een deel ervan moet je van het management krijgen.
Denk hierbij aan updates over de gesprekken die het management voert, bezuinigingen en nieuwe medewerkers die worden aangenomen. Soms bereikt deze informatie de planner pas laat, waardoor je niet optimaal kunt werken, omdat je cruciale informatie mist.
Om ervoor te zorgen dat je niet in het duister tast of belangrijke informatie te laat ontvangt, kun je overwegen om een wekelijkse bijeenkomst met het management in je agenda te zetten. Een kort half uurtje per week kan al voorkomen dat je voortdurend achter de feiten aanloopt. Voorafgaand aan de bijeenkomst kun je een checklist opstellen met de informatie die jij als planner nodig hebt. Overweeg om te vragen naar:
- Het verlopen van contracten van medewerkers
- De komst van nieuwe cliënten
- Zieke medewerkers en het verloop hiervan
- Nieuwe leerlingen die de teams komen ondersteunen
- Samenwerking met verschillende medewerkers
Geef echter ook duidelijk je grenzen aan. Luisteren is één ding, maar het is onmogelijk om alles zelf op te lossen. ‘Nee’ zeggen is voor veel mensen een uitdaging. Niemand wil onbeleefd zijn of een collega teleurstellen. Vooral bij nieuwe opdrachten kan de verleiding groot zijn om overal ‘ja’ op te zeggen. Het is niet iets om je voor te schamen en je bent zeker niet de enige. Maar een voortdurende instemming heeft zijn valkuilen.
Realiseer je goed dat er meerdere manieren zijn om ‘nee’ te zeggen. Beoordeel de urgentie en het belang van een verzoek en bepaal wie de verantwoordelijkheid heeft. Als dit niet duidelijk is, ga dan de dialoog aan. Stel zelfs voor om het samen te bekijken, indien nodig. Zo toon je dat je in staat bent om prioriteiten te stellen.
Wat je beter kunt vermijden
Stel geen spreekuren in. Het kan ervoor zorgen dat medewerkers aarzelen om naar je toe te stappen. De sfeer die jij creëert, zal zich uiteindelijk weerspiegelen in het team. Bovendien kunnen medewerkers niet altijd tijd vrijmaken voor deze spreekuren, aangezien ze bezig zijn met cliënten en hun andere taken. Daarom zijn spreekuren mogelijk niet zo effectief als je wellicht zou denken.
Evalueer en verbeter
Blijf continu met elkaar evalueren en bespreek wat er goed gaat en wat beter kan. Denk hierbij aan de volgende vragen:
- Zijn alle rollen en verantwoordelijkheden helder?
- Zijn er duidelijke afspraken?
- Weet je bij wie je terecht kan voor bepaalde onderwerpen?
- Van welke fouten hebben we als team kunnen leren?
- Wat gaat er goed en moeten we zeker blijven doen?
