Vakantieplanning in de GHZ

Vakantieplanning in de GHZ: hoe pak je dit aan?

Het is weer bijna zomer en dat betekent dat planners weer druk bezig zijn met het maken van de vakantieplanning. Ieder jaar is dit weer een enorme puzzel. Iedereen wil graag op vakantie en soms ook op hetzelfde moment, maar er moeten natuurlijk ook nog medewerkers op de vloer zijn. Hoe pak je dit aan?

In een webinar deelde Jim, senior planner bij GHZPlanners, verschillende tips & tricks voor het maken van een optimale zomerplanning. Klik hier om deze terug te kijken. Lees ook onze eerdere blog over vakantieplanningen.

In deze blog zetten we de tips op een rij.  

1. Stel een deadline

Het stellen van een deadline voor het doorgeven van vakanties is een must. Het creëert een hoop duidelijkheid voor je collega’s en jezelf als planner en het zorgt ervoor dat je laatkomers voor bent. Communiceer de datum van de deadline duidelijk (en schriftelijk) naar de medewerkers, zodat er geen verwarring kan ontstaan.

Let op! Volgens de wet hebben werkgevers de mogelijkheid om tot twee weken na de vakantieaanvraag een reactie te geven. Als je dat niet doet, dan is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Je hoeft niet gelijk een afwijzing of akkoord te geven, laten weten dat je er mee bezig bent is voldoende. Maar vergeet dit niet! 

2. Regels in de cao

Volgens de cao hebben werknemers recht op drie aaneensluitende weken vakantie per jaar. Dit mag het hele jaar door en hoeft niet per se in de zomervakantie. Zij hebben dan ook het recht om de weekenden voor en na de vakantie vrij te zijn.

In de zomervakantie kan dit soms voor het weekend tussen de twee vakantieblokken voor problemen zorgen. Zorg dan dat je goed met de medewerkers communiceert hoe dit weekend het best ingevuld kan worden. Je kunt bijvoorbeeld het weekend in tweeën splitsen. Dit houdt in dat werknemers die de eerste drie weken vakantie hebben de zaterdag vrij krijgen, en medewerkers die de laatste drie weken vakantie hebben de zondag vrij krijgen. 

3. Bepaal de minimale bezettingsgraad

Tijdens de zomerperiode is het van belang om de minimale bezettingsgraad te bepalen. Hiermee wordt bedoeld dat je moet bepalen wat het minimaal aantal werknemers is dat je per dag in kan zetten, zonder dat de kwaliteit van de zorg achteruit gaat. Soms zijn er ook extra diensten ingepland voor multidisciplinaire overleggen of artsenrondes. Ga na of dit soort uren ook nodig zijn in de vakantie.

Een basisrooster is hiervoor, zelfs tijdens het hoogseizoen, een magisch hulpmiddel volgens Jim. Door dit te doen kan je snel je knelpunten inventariseren en er gelijk mee aan de slag gaan.

4. Inzet vakantiekrachten of externen

In de GHZ werk je het liefst zo min mogelijk met vakantiekrachten of externen. Vaste medewerkers zijn nu eenmaal fijner voor de cliënt.

Laat je team met je meedenken. Misschien zijn er medewerkers bereid om hun vakantie aan te passen als zij zien dat er gaten ontstaan. Je kan ook afspreken dat er ieder jaar een andere medewerker voorrang krijgt of dat medewerkers met (klein)kinderen voorrang krijgen. Belangrijk hierbij is dat er goed wordt gecommuniceerd. Alleen als iedereen meedenkt, vind je de beste oplossing.

Daarnaast kun je ook nog vragen of de parttimers meer willen werken. Geef ze hierbij de optie dat de extra uren uitbetaald kunnen worden of dat deze omgezet worden in extra vrije dagen.

Maar soms blijven er toch gaten over. Dan is er altijd nog de mogelijkheid om flexwerkers te zetten. Begin op tijd met het maken van een vakantieplanning, zo kan je ruim van tevoren een inschatting maken en de flexpool op tijd benaderen, anders doen de buren het wel… 

Tip! Denk ook eens aan stagiaires van voorgaande jaren. Die kennen het team, de cliënten en de manier van werken. Het is wellicht een goede oplossing om deze oud-medewerkers een vakantiecontract aan te bieden om zo toch wat bekende gezichten op de werkvloer te houden. 

5. Vakantieaanvraag weigeren

Het weigeren van een vakantieaanvraag is een gevoelig onderwerp. Maar soms kan het niet anders. Wijs een vakantieaanvraag alleen af als er sprake is van een deugdelijke, dringende reden. Daarvan is sprake als de vakantiewens grote, goed onderbouwde, problemen oplevert voor de bedrijfsvoering. 

In alle andere gevallen kun je een vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. Bied een redelijk alternatief wanneer je de vakantieaanvraag weigert. Te allen tijde is het belangrijk voor de verstandhouding dat dit in goed overleg gebeurt. 

6. Transparantie

De zesde en laatste basisregel: maak de vakantieplanning zo snel mogelijk bekend. Dit kan door het rooster digitaal rond te sturen. Het rooster ophangen is niet meer mogelijk, omdat dit in strijd is met de AVG.

Een helder schema biedt een hoop rust en duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingeroosterd en zien ze in één oogopslag wie er wel of niet voor vervanging beschikbaar is. 

Ook kunnen zij zo zelf zien waar de problemen zitten. Vaak wordt er enkel geroepen dat er gaten in het rooster zitten, maar als medewerkers dit ook echt zien kan dit begrip creëren en is er een kans dat medewerkers wat sneller onderling gaan schuiven.   

Als je een zomerplanning maakt met deze regels in je achterhoofd zal dit voor een hoop rust zorgen. Neem genoeg tijd om het rooster in elkaar te zetten en blijf altijd goed communiceren met je team.

Leave a comment