Een cyclisch rooster in de gezondheidszorg kan bijdragen aan het verlagen van de werkdruk en het verbeteren van de kwaliteit van de zorg. Maar… het is tegelijkertijd een uitdaging om een effectief cyclisch rooster op te stellen dat rekening houdt met zowel de behoeften van de medewerkers als de cliënten.
In een webinar gaf planexpert Jim Heemskerk tips en tricks om een goed cyclisch rooster op te stellen in de GHZ. Een aantal van die tips zetten we in dit artikel voor je op een rij.
Tips voor je begint
Bij een cyclisch rooster komt het nodige kijken. Om je hierbij te helpen, delen we enkele tips voordat je van start gaat.
Inventariseer de wensen en behoeften van de medewerkers
Om ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is met het rooster, is het cruciaal om op de hoogte te zijn van de individuele voorkeuren en wensen van medewerkers. Hierdoor kan er rekening worden gehouden met bijvoorbeeld vaste vrije dagen of deeltijdwerk. Bovendien is het mogelijk dat medewerkers zelf input geven over wat wel en niet werkt voor hen.
Analyseer de werkdruk
Door de werkdrukverdeling onder de medewerkers te kennen, kun je een rooster opstellen dat de werkdruk op lange termijn zo gelijkmatig mogelijk verdeelt. Dit voorkomt overbelasting en uitval, wat voor alle betrokken partijen gunstig is.
Opstellen van een cyclisch rooster
Om een cyclisch rooster op te zetten kan je gebruikmaken van Excel. Het programma ondersteunt je in de planning en rekent als het ware met je mee. Zo zie je in één oogopslag wie nog uren tekortkomt en bij wie je uren te veel hebt ingepland.
Een cyclisch rooster heeft als extra voordeel dat week 1 en 3 eigenlijk identiek zijn, evenals week 2 en 4. Hierdoor kun je het rooster gemakkelijk kopiëren in het systeem, waardoor je alleen in de eerste twee weken de puzzel hoeft op te lossen. Dit bespaart tijd en voorkomt dat je telkens opnieuw het wiel moet uitvinden.
Afwijken van het cyclisch rooster
Tijdens de vakantieperiode wordt doorgaans afgeweken van het cyclisch rooster. Dit komt doordat sommige cliënten met vakantie gaan, wat resulteert in een andere zorgbehoefte. Daarnaast willen veel medewerkers graag een aantal weken vrij nemen in de zomer. Ben je benieuwd naar het maken van een vakantieplanning? Lees dan hier verder.
