Wat zou het ideaal zijn als je planning met een enkele klik van de muis op je beeldscherm terecht komt. Of dat je gewoon kan kopiëren – plakken van voorgaande weken. Maar helaas. Een planning maken blijft toch maatwerk. Er moet steeds gekeken worden naar de vraag en aanbod op dat specifieke moment. Daarbij is iedere situatie en iedere week weer anders. En is de kans op (kleine) fouten in de GHZ-planning aanwezig.
We hebben de 3 veelgemaakte fouten voor je uitgeschreven, met oplossing. Zo kun jij verder met je planning en verdwijnen er al een paar kansen op fouten.
De oplossing zit eigenlijk al in je vak. Plan een vast moment in voor jezelf. Een moment waarop jij je alleen maar bezighoudt met roosteren. Maar voordat jij aan de slag kan met het rooster, moet je wel de informatie en beschikbaarheid van medewerkers duidelijk hebben. Stel daarom een deadline, voor de medewerkers, waarop zij hun beschikbaarheid opgeven. Hoe eerder je dit weet, hoe eerder jij kunt beginnen en hoe eerder iedereen weet waar hij/zij aan toe is.
2. Aanpassingschaos
Je definitieve rooster is af en verstuurd. Je leunt even een moment naar achter, maar je telefoon gaat alweer af. Een belletje, appje en email. Medewerkers willen toch van dienst wisselen, de beschikbaarheid is toch anders dan doorgegeven of de zorgvraag is groter dan in eerste instantie gedacht. En daar ga je weer. Met een gevoel van stress ga jij aan de slag om de planning kloppend te maken. Maak jij door de stress en tijdnood altijd de beste keuze?
Adem in, adem uit. Kijk rustig naar de planning en behoud het overzicht. Kom je er zelf niet uit, overleg dan even met je manager, collega of de medewerker. In sommige instellingen werken ze met een plansysteem waarin medewerkers zelfstandig diensten kunnen aanbieden. Hierdoor kunnen medewerkers onderling ruilen en hoef jij het als planner alleen nog maar goed te keuren. Maar let op, dit kan verschillen per organisatie en plansysteem. Check dit even bij jouw organisatie. Scheelt weer veel tijd, overleg en stress.
Daarnaast zou een toekomstplanning ook veel duidelijkheid creëren bij medewerkers. Maar in de praktijk merken we dat er toch veel aandacht en tijd gaat naar de korte termijnplanning. Denk aan het beantwoorden van vragen, zoeken naar beschikbare uitzendkrachten en het goedkeuren van verlofuren. Knelpunten komen hierdoor pas aan het licht, als het eigenlijk al te laat is.
Maar wat is nu de oplossing voor het minder ad-hoc werken? Hoe los je het gebrek aan kennis en toekomstplanning op? Daar zijn twee eenvoudige oplossingen voor. Werk met een capaciteitsplanning en stel het rooster online beschikbaar. Met een capaciteitsplanning kan je de benodigde hoeveelheid personeel op tijd in kaart brengen. Zijn er werkzaamheden bekend? Neem deze dan direct mee in de planning.
Daarnaast kun je het rooster online beschikbaar stellen. Medewerkers kunnen het rooster inzien en bij wijzigingen kun je automatisch een e-mail sturen naar de relevante medewerkers.
Andere oplossingen
Naast bovengenoemde uitdagingen en oplossingen, zijn er ook nog andere mogelijkheden om de veelgemaakte fouten in de GHZ-planning te voorkomen. Heb je al eens aan een cyclisch rooster gedacht? Een manier waarop je de basis goed kunt gebruiken voor de langetermijnplanning. Met een cyclisch rooster herhaal je de basis gedurende vier weken. Hierdoor kan jijzelf, maar ook de medewerkers vooruit plannen en eventuele verzoeken op tijd indienen.
