Het garanderen van een correcte en tijdige informatiestroom is van vitaal belang voor de continuïteit van de planning. Helaas bestaat er vaak een scheiding tussen planners en management, waarbij beide partijen op hun eigen eiland functioneren. Echter, een hechte samenwerking tussen jou als planner en het management is essentieel.
Tijdens het 14ᵉ GHZPlanners webinar spraken we over de verantwoordelijkheden, de informatiestroom en de samenwerking tussen planner en het management. We zetten de belangrijkste informatie in deze blog voor je op een rij. Wil je liever het webinar terugkijken? Vraag dan hier de terugkijklink aan.
Planners zijn verantwoordelijk voor:
- Het opstellen van basisroosters
- Adhoc planningen
- Het beheren van contracten van medewerkers
- De vakantieplanning
Managers zijn verantwoordelijk voor:
- Financiële verantwoording
- Formatiebeheer
- Leidinggeven aan medewerkers
- Eindverantwoordelijk voor vakantieplanning
Let op! Het verschil tussen het maken van de vakantieplanning en de eindverantwoordelijkheid ervoor is dat de planner de planning aanlevert en fungeert als communicatiepunt. Er kunnen soms vervelende situaties ontstaan, waarbij de eindverantwoordelijkheid bij de manager ligt.
Welke informatie heeft een manager nodig?
Ook het management heeft informatie nodig van onder andere de planner, bijvoorbeeld om problemen te voorkomen of tijdig in te spelen op kansen. Denk bijvoorbeeld aan signalen uit het team, tekorten en een overzicht van verlofaanvragen.
Hoe kom je tot een goede samenwerking?
Maar dan ben je er nog niet. Om al deze informatie op tijd te krijgen en op te leveren is een goede samenwerking erg belangrijk. Het hanteren van een goede samenwerking doe je onder andere door:
- Korte communicatielijnen te hanteren
- Heldere afspraken te maken
- Goede communicatie te waarborgen
- Elkaars inbreng te respecteren
- Ruimte te geven aan elkaar
1. Wees beknopt en duidelijk
Managers hebben vaak weinig tijd en willen snel begrijpen waar het over gaat. Zorg ervoor dat je informatie beknopt en duidelijk is, zodat je manager snel de essentie begrijpt.
2. Gebruik visuele hulpmiddelen
Grafieken, tabellen en schema’s zijn nuttig om complexe gegevens begrijpelijker te maken. Gebruik deze visuele tools om je informatie te versterken en te verhelderen.
3. Focus op de belangrijkste punten
Managers zijn geïnteresseerd in wat van cruciaal belang is en wat de volgende stappen zouden moeten zijn. Concentreer je informatie op de meest essentiële aspecten en geef helder aan welke acties ondernomen moeten worden.
4. Wees proactief
Als planner is het belangrijk om proactief te zijn en je manager van informatie te voorzien, voordat hij of zij erom vraagt. Dit kan helpen om problemen te voorkomen en zorgt ervoor dat je manager goed geïnformeerd is.
5. Wees bereid om vragen te beantwoorden
Managers kunnen vragen hebben over de informatie die je presenteert. Wees bereid om deze vragen te beantwoorden en zorg ervoor dat je de informatie hebt om je antwoorden te onderbouwen.
