Een goed rooster in de GHZ ontstaat niet zomaar. Als planner is het best ingewikkeld om een personeelsrooster te maken. Waar begin je? En hoe zorg je er tegelijkertijd voor dat het rooster voldoet aan alle regels zoals: de Arbeidstijdenwet, de cao, de teamafspraken en de contracturen van de medewerkers?
In dit artikel bieden we je een houvast om in 6 stappen een goed rooster in de GHZ neer te zetten.
Tip! Controleer de beschikbaarheid van de medewerkers iedere paar maanden. Het kan voorkomen dat er iets wijzigt. Een goede planning valt of staat met een juist ingevulde beschikbaarheid.
Stap 2. Inplannen vaste gegevens
Start met het inplannen van de vaste gegevens van de medewerkers. Denk hierbij aan de langdurige zieken, de standaard overleggen, opleidingen en de harde roosterwensen.
Stap 3. Inplannen wisselende gegevens
Plan vervolgens de overige gegevens in: speciaal verlof, eenmalige overleggen, onverwachte cursusdagen en de zachte eisen van medewerkers. Voor je begint met het inroosteren van de diensten heb je zo de grove kaders in kaart gebracht.
Stap 4. Inroosteren van de diensten
Vervolgens kan je de diensten inroosteren. Start met het zogeheten basisrooster. Een basisrooster is een repeterend rooster, gemaakt over vier weken. Medewerkers en cliënten ervaren met een basisrooster een grotere voorspelbaarheid, wat zorgt voor rust en structuur.
Een basisrooster zorgt er daarnaast voor dat je als planner minder tijd kwijt bent aan je planning. Ook worden de normen van de Arbeidstijdenwet en de cao beter toegepast. Bovendien is het rooster makkelijker over te dragen aan invallende collega’s.
Ga vervolgens verder met de overige diensten. De hoofdregel is: van lastig naar gemakkelijk. Start daarom met de nachtdiensten, de grote contracten en de medewerkers met weinig flexibiliteit.
Cliënten in de GHZ zijn vaak erg gehecht aan een bekend en vast team van medewerkers. Het is helaas als planner niet altijd mogelijk om deze vaste medewerkers in te plannen. Kom je er echt niet uit? Denk dan eens aan het inzetten van externen. Dit kan in de vorm van:
- Een flexpool
- Vaste flexmedewerkers
- Zzp’ers of uitzendkrachten
Stap 6. Puntjes op de i
Denk je het rooster rond te hebben? Doe de laatste check. Zijn alle diensten gevuld? Heb je je aan de maximale werktijden gehouden? En is er voldoende rust gepland tussen twee diensten?
