Samenwerkingen binnen de organisatie als planner

Samenwerkingen binnen de organisatie als planner

Als planner ben je een belangrijk onderdeel van de organisatie. Je staat in verbinding met medewerkers, cliënten, HR en het management. Goede samenwerkingen met deze partijen is voor jou als planner van groot belang. Hoe kan je ervoor zorgen dat je met alle collega’s contact houdt en dat ze jou als planner weten te vinden? 

Jouw rol als planner 

Je hebt verschillende taken en verantwoordelijkheden als planner. Ook wordt er vanuit verschillende hoeken van alles van je verwacht. Hoe zorg je ervoor dat je een duidelijke streep trekt onder je verantwoordelijkheden en dat collega’s hiervan op de hoogte zijn? 

Taken en verantwoordelijkheden 

Het verschilt per organisatie welke taken en verantwoordelijkheden je hebt als planner. Vooral als gedetacheerd planner is het belangrijk om dit goed met het management af te stemmen. Neem naast de vastgestelde taken geen extra taken aan, want je bent en blijft een planner en niet de manager.  

Je staat als planner ook dicht bij de medewerkers en hierdoor ben je erg toegankelijk. Soms toegankelijker dan het management. Medewerkers kunnen naar je toe komen met vragen en informatie waar je als planner soms niet veel mee kan. Wijs deze medewerkers door naar de juiste persoon en trek een duidelijke streep onder de verantwoordelijkheden die je hebt.  

Welke inbreng wordt er van jou verwacht? 

Als planner zie je veel gebeuren, zowel op de planning als op de werkvloer. Het is belangrijk om dit kenbaar te maken bij het management of een andere partij binnen de organisatie. Dit kan soms nog wel een weggewuifd worden, want je bent ‘maar’ de planner. Maar wees standvastig en laat je stem horen.  

Het is belangrijk om de problemen die je hebt of signaleert concreet te maken. Want alleen dan kan de andere partij erop ingaan.  

Informatie vanuit het management 

Om je taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren heb je bepaalde informatie nodig. Een deel van deze informatie kan je zelf opzoeken, maar een deel hiervan moet je vanuit het management krijgen.  

Denk hierbij aan informatie uit de gesprekken die het management voert, bezuinigingen en nieuwe leerlingen die worden aangenomen. Deze informatie komt soms pas laat bij de planner aan. Hierdoor kan je je werk niet optimaal uitvoeren, want je mist cruciale informatie.  

Om te voorkomen dat je deze belangrijke informatie mist of te laat krijgt, kan je een wekelijkse meeting met het management inplannen. Een half uur per week kan al voorkomen dat je achter de feiten aan blijft lopen. Voordat je de informatie gaat ophalen, kan je voor jezelf een lijstje maken met informatie die jij als planner nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan: 

  • Het verlopen van contracten van medewerkers 
  • De komst van nieuwe cliënten 
  • Zieke medewerkers en het verloop hiervan 
  • Nieuwe leerlingen die de teams komen ondersteunen 

Samenwerking met verschillende medewerkers 

Om een goede samenwerking te onderhouden en ervoor te zorgen dat medewerkers jou weten te vinden, is het belangrijk dat je de lijn openhoudt en toegankelijk bent. Dit zorgt ervoor dat zij sneller naar je toe komen. Want wat jij uitstraalt, krijg je uiteindelijk terug van het team. 

Tip! Stel geen spreekuren in. Hierdoor kom je niet toegankelijk over en zullen medewerkers niet zo snel naar je toe komen. Ook hebben medewerkers hier niet altijd tijd voor, omdat zij druk zijn met cliënten en andere werkzaamheden.  

Met deze do’s en don’ts zorg je ervoor dat je een goede samenwerking hebt en onderhoudt met verschillende medewerkers in de organisatie. We hebben ook een webinar gegeven over dit onderwerp. Wil je deze terugkijken? Vraag hier de terugkijklink aan.

Leave a comment